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Xmind AIのタスク生成とタスク管理のデモ

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XmindがAI搭載されてWebアプリになった記事の続きです。

前記事では、アイデアジェネレーターとしてのXmind AIをピックアップして記事にしました。AIのテキスト生成能力によってマインドマップを作成して、日常生活や仕事に生かせる可能性を提示しました。 便利機能はそれだけではありません。

AIがマインドマップ上のトピックの意味内容から推測するタスクのリストアップ機能もあります。タスクを生成するだけではなく、Xmindではフィルタリングを用いてタスク管理も可能です。そちらも合わせて紹介します。

マインドマップでタスク管理を行うメリット

マインドマップに限らずチャート用いることで、一つのテーマを要素に細分化しやすくなります。同様にプロジェクトも細分化すればタスクになります。

そこでAIの登場です。AIを用いればタスクリストを時間の短縮になり、より広範囲なタスクのアイデアを出すことができるので、もれは少なくなることでしょう。

AIのタスク生成能力を確認

Xmind AIのアップデート情報によれば、タスク管理(ToDoリスト)に関して、次のように書かれています。

どんなトピックも「タスク」に変え、「Grow Ideas」で分解します。AIがあなたの目標を実行可能なチェックリストに変換します。

実際にタスクを生成してみる

AIがタスクを生成する、その性能がどんなものなのか実際に試してみました。

高校ラグビーに行く際の観戦準備のタスク生成をXmind AIにお願いしてみましょう。作業手順は以下の通りです。この操作はiPhoneで行いました。

  1. メイントピックに「観戦準備」と入力する
  2. 選択してCopilotを押します
  3. AIの考え中は、Growin ideas(アイデアを育てています)と表示されます。考える時間は1分程度でした

AIのタスク生成中の画面

Growing Ideas...と表示されています。

最初にメイントピックをタスク化させてからサブトピック以降を作成すると、後々タスク化操作をする手間が減ります。ボトムメニューバーの「+」を押して展開するメニューからチェックボックスを選択することでタスク化できます。

AIによるタスクの生成

出来上がりました。今回は6項目が生成されました。

  • チケット購入手続き
  • 応援グッズ準備
  • 交通手段確保
  • スケジュール調整
  • 天気予報チェック
  • 必需品パッキング

深掘りできそうな内容をである「必需品のパッキング」を選択し、さらにタスクをリストしてもらいました。

高校ラグビー観戦のグッズとして7項目がリストアップされました。なかなかよいチョイスではないでしょうか。

  • 飲料水携帯用意
  • 防寒具・防止選定
  • 日焼け止め調達
  • 双眼鏡調達
  • 応援旗確保
  • 現金・小銭準備
  • モバイルバッテリー充電

花園ラグビー場の第一グラントのバックスタンドは西向きなので、試合時間によりますが太陽がまぶしいときもあります。サングラスは冬でも持っていた方がよい装備ですね。

また、防寒具に含まれますが、風が強いときにはシートクッションとブランケットそしていやーマフラーもしくはニットの帽子があれば快適に観戦できます。

AIに問いかけながら、不要なものは削除して、自分の環境と照らし合わせて追加していけば、よりよいToDoリストや持ち物リストができあがりますね。

他にも利用できるケース

上記のように身近な話題でやることリストを簡単に作ることもできます。発想次第で仕事にも活用できると思います。

地震津波の災害が身近に起こった今、AIの持つ集合知を使って災害対策のやることリストなども作成しておくといいかもしれませんね。

Xmind AIのタスク管理機能

タスク管理機能は仕事の進捗管理に役に立ちます。

広がったマップでもすべてのタスクを追跡できる

マインドマップによるタスク管理で一番不安なのが、一覧性の悪さです。トピックの階層が深くなればなるほどマップは大きくなります。高校ラグビー観戦準備のリスト程度なら小さなマップですみますが、仕事のロジェクトなら、広がったマップの深いところにあるタスクを見落としてしまうかもしれません。

そんな心配にも対応する機能がありました。タスク機能の使い方をステップバイステップで見ていきます。

トピックをタスクに設定する方法

ToDoリストの進行度をを把握するためには、上位項目も含めてタスクにします。下位項目はチェックボックスですが、上位項目は進捗度を表す円グラフになります。

トピックをタスク項目にするには、項目を選択してチェックボックスアイコンをクリックします。

下位項目はチェックボックスに、上位項目は進捗を確認する円グラフになる

ダミープロジェクトを作成して、 トピックをチェックボックスに設定すると、自動的に上位項目は進捗度の円グラフになり、下位項目はチェックボックスになります。

達成した割合の進捗度円グラフは、完全にタスクが終わるとチェックボックスに変化します。

未完了タスクのフィルタリング

マップが大きくなり、タスク数が増えると、未完了のタスクの所在がわからなくなりますが、ハイライトさせる機能があります。

チェックボックス上にマウスカーソルを置き、右クリックするとメニューが出ます。上からDelete(削除)、Mark as Cenceled(キャンセルする)、Highlight Uncoupled Task(未完了タスクを強調する)の順にメニューですが、一番下をクリックします。

下記の様に、未完了タスクがハイライトされて、やるべき事がわかりやすくなります。

まとめ

Xmind AIのタスクの作成と管理方法の見てきました。トピックの内容から類推して、タスクを作成し、その後タスクの進捗を管理できます。タスクの進捗はデスクトップ版のXmindでも同様に管理可能です。

マインドマップのように図示することで、箇条書きであるアウトライナーよりも構造化される分、頭に入りやすいように思います。マインドマッピングでアイデアを広げて、都度タスク化して作業をこなしていく流れを、今年は試していこうと思います。